Hoàn đơn có thể xảy ra với bất kỳ chủ shop nào. Vậy, nguyên nhân gây ra hoàn đơn là gì và làm thế nào để giảm tỷ lệ hoàn đơn? Hãy cùng Học Viện Seller tìm hiểu.
1. Nguyên nhân hoàn đơn
- Sản phẩm có thể bị hỏng hoặc không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng
- Các vấn đề vận chuyển như giao hàng chậm, mất hàng hoặc hỏng hàng cũng có thể dẫn đến hoàn đơn.
- Sai thông tin khách hàng: số điện thoại, địa chỉ.
- Không liên lạc được với khách hàng
- Ngoài ra, một số khách hàng có thể đặt hàng nhầm, hoặc không hài lòng về sản phẩm và yêu cầu hoàn đơn.
2. Phương pháp làm giảm tỷ lệ hoàn đơn
2.1 Tư vấn và trao đổi với khách hàng.
Để thực hiện tư vấn và trao đổi với khách hàng, bạn có thể áp dụng các cách sau:
- Tạo một kênh giao tiếp đa dạng: Bạn có thể cung cấp nhiều kênh giao tiếp như email, điện thoại, trang web, trang mạng xã hội, live chat,… để khách hàng có nhiều lựa chọn khi muốn liên hệ với bạn.
- Lắng nghe và đối đáp tốt: Khi khách hàng liên hệ, hãy lắng nghe kỹ nhu cầu và thắc mắc của họ, trả lời các câu hỏi một cách chi tiết và chính xác để họ hiểu rõ hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ mà bạn cung cấp.
- Cung cấp thông tin sản phẩm chi tiết: Bạn nên cung cấp thông tin về sản phẩm, mô tả chi tiết, hình ảnh, video,… để khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm và đưa ra quyết định mua hàng chính xác.
- Giải đáp thắc mắc và hỗ trợ: Nếu khách hàng có thắc mắc hoặc gặp vấn đề khi sử dụng sản phẩm, bạn nên giải đáp và hỗ trợ họ ngay lập tức. Điều này giúp họ cảm thấy tin tưởng và hài lòng với sản phẩm của bạn.
- Ghi lại thông tin khách hàng: Bạn nên ghi lại thông tin khách hàng và lịch sử trao đổi để có thể giúp họ nhanh chóng khi cần hỗ trợ hoặc tư vấn thêm.
Tóm lại, tư vấn và trao đổi với khách hàng là một phương pháp hiệu quả để giảm tỷ lệ hoàn đơn. Bằng cách này, bạn có thể giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn, đồng thời giải quyết những thắc mắc hay vấn đề mà họ gặp phải để tăng độ tin cậy và sự hài lòng của khách hàng.
2.2 Xác nhận và lên đơn, chuẩn bị đơn hàng
Đây là giai đoạn quan trọng để đảm bảo rằng thông tin đơn hàng và sản phẩm được chính xác và đầy đủ, đồng thời giúp khách hàng cảm thấy tin tưởng hơn khi mua hàng.
Để thực hiện phương pháp này, bạn có thể áp dụng các cách sau:
- Xác nhận đơn hàng: Sau khi khách hàng đặt hàng, bạn nên xác nhận lại đơn hàng với họ để đảm bảo rằng thông tin đơn hàng và sản phẩm chính xác. Trong trường hợp cần thêm thông tin hoặc chỉnh sửa, bạn nên làm điều này ngay lập tức để tránh nhầm lẫn và lỗi trong quá trình chuẩn bị đơn hàng.
- Chuẩn bị đơn hàng: Khi đã xác nhận thông tin đơn hàng, bạn nên tiến hành chuẩn bị đơn hàng và đảm bảo rằng sản phẩm đúng loại, số lượng và chất lượng như đã được đặt hàng. Nếu có thể, bạn nên kiểm tra sản phẩm trước khi đóng gói và vận chuyển để đảm bảo chất lượng.
- Đóng gói sản phẩm chuyên nghiệp: Việc đóng gói sản phẩm chuyên nghiệp là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sản phẩm được vận chuyển an toàn và không bị hư hỏng trong quá trình vận chuyển. Bạn nên sử dụng các vật liệu đóng gói chất lượng và đảm bảo đóng gói đúng cách để tránh bị vỡ, rò rỉ hay hư hỏng.
- Đảm bảo đúng hạn giao hàng: Khi vận chuyển sản phẩm, bạn nên đảm bảo giao hàng đúng hạn và đúng địa điểm đã được thống nhất với khách hàng. Nếu không thể giao hàng đúng hạn, bạn nên thông báo cho khách hàng biết trước để họ có thể thay đổi kế hoạch hoặc lựa chọn phương tiện vận chuyển khác.
Chính việc theo dõi vận đơn và kết nối các đơn vị vận chuyển cũng là một trong những phương pháp quan trọng để giảm tỷ lệ hoàn đơn. Điều này giúp bạn kiểm soát được quá trình vận chuyển và đảm bảo sản phẩm được giao đúng địa chỉ và đúng thời gian, giảm thiểu tình trạng hàng lỗi hoặc mất mát trong quá trình vận chuyển.
2.3 Theo dõi vận đơn, kết nối các đơn vị vận chuyển
Để thực hiện phương pháp này, bạn có thể áp dụng các cách sau:
- Theo dõi vận đơn: Bạn nên theo dõi vận đơn của các đơn vị vận chuyển để biết được tình trạng vận chuyển của sản phẩm, từ đó có thể có biện pháp kịp thời nếu có vấn đề xảy ra. Nếu thấy có tình trạng trễ giao hàng, hàng hỏng hoặc bị mất, bạn nên liên hệ với đơn vị vận chuyển để xử lý tình huống này.
- Kết nối với các đơn vị vận chuyển: Bạn nên kết nối với nhiều đơn vị vận chuyển khác nhau để có nhiều lựa chọn hơn trong việc vận chuyển sản phẩm. Điều này giúp bạn có thể chọn ra đơn vị vận chuyển tốt nhất, đảm bảo sản phẩm được vận chuyển đúng địa chỉ và đúng thời gian. Bạn cũng nên đánh giá và đối chiếu các chi phí của từng đơn vị vận chuyển để tìm ra sự lựa chọn tối ưu nhất.
- Sử dụng công nghệ để theo dõi: Sử dụng công nghệ để theo dõi quá trình vận chuyển cũng là một phương pháp hiệu quả để đảm bảo sản phẩm được giao đúng địa chỉ và đúng thời gian. Nhiều đơn vị vận chuyển cung cấp các dịch vụ theo dõi trực tuyến, giúp bạn có thể kiểm tra tình trạng vận chuyển của sản phẩm bất cứ lúc nào.
2. 4 Kết nối linh hoạt các hãng vận chuyển uy tín
Bạn nên tìm hiểu và đánh giá các hãng vận chuyển trên thị trường, từ đó đánh giá được chất lượng dịch vụ, thời gian vận chuyển, chi phí và các điều kiện hỗ trợ của từng hãng. Bạn cũng có thể xem xét các đánh giá và đánh giá từ các khách hàng khác để có thể chọn ra hãng vận chuyển tốt nhất.
